| |
|
Savoir vivre sekretarki
Poprawne zachowanie sekretarki w pracy. Jakie zasady powinna
przestrzegać osoba zajmująca się pracami biurowymi.
Dlaczego savoir vivre powinien na stałe zagościć w każdej firmie? To
proste- ponieważ dobre wychowanie pracowników danej firmy świadczy o
jej podejściu do biznesu, będącym w zgodzie z powszechnie
obowiązującymi zasadami etykiety. By zatem budować pozytywny
wizerunek naszej firmy wśród społeczeństwa zadbajmy o to, by nasze
przedsiębiorstwo działało w oparciu o zasady savoir vivre.
Pracownikiem firmy, który powinien dysponować największą wiedzą i
umiejętnościami z zakresu savoir vivre, jest sekretarka. To ona i
miejsce jej pracy są w pewnym sensie wizytówką przedsiębiorstwa.
Dlatego też bardzo ważne jest, by sekretarka potrafiła stosować
zasady savoir vivre w sekretariacie, nie tylko obsługując wydającego
polecenia szefa, lecz również odpowiednio przyjmując i honorując
interesantów.
Każda sekretarka powinna dbać o swój schludny i czysty wygląd. Przez
profesjonalny i elegancki wygląd okazuje się bowiem szacunek do
klientów firmy, którzy przychodzą do sekretariatu załatwiać różne
sprawy. Wizerunek zewnętrzny ma tutaj ogromne znaczenie. Jeśli
klienci widzą, że firma przywiązuje uwagę do wizerunku swoich
pracowników, mogą mieć pewność, że takich samych starań dołożą w
przypadku wykonywania określonych działań w stosunku do klientów.
Tak więc, jeśli chcemy by postrzegano nas jako firmę opierającą
swoją działalność o zasady savoir vivre, musimy zadbać o to, by
zatrudnione przez nas sekretarki przestrzegały następujących zasad
dotyczących ubioru. Po pierwsze ubranie powinno zakrywać ramiona-
nawet w lecie. Po drugie niedopuszczalne jest zakładanie „miniówek”
do pacy. Spódnica powinna mieć długość mniej więcej do kolan. Po
trzecie sekretarka nie powinna ostro się malować- cały strój wraz z
makijażem powinien być jak najbardziej dyskretny i elegancki.
Ponadto nawet w lato powinno zakładać się rajstopy- gołe stopy nie
zawsze są na miejscu.
Poza strojem ważny jest sposób zachowywania się sekretarki. Trzeba
wiedzieć na przykład, kiedy wstać ze swojego miejsca witając
klientów, a kiedy można jedynie skinąć głową na powitanie. Jeśli
czekasz na ważnego klienta, umówionego z szefem na spotkanie,
powitaj go wychodzą zza biurka. Każdego klienta należy witać z dużą
doza uprzejmości, nawet jeśli jego wygląd będzie świadczył na
niekorzyść klienta. Każdemu należy powiedzieć „dzień dobry” oraz
zapytać, co go do nas sprowadza. Klientów nie wolno zbywać- nawet
jeśli jest się bardzo zajętą, należy poprosić klienta o kilka minut
oczekiwania. Dobra sekretarka powinna ze swojej strony zrobić
wszystko, by klient wyszedł z sekretariatu zadowolony (nawet jeśli
nie udało mu się osiągnąć zamierzonego przez siebie celu).
Również w rozmowie telefonicznej należy kierować się zasadami
dobrego wychowania. Przedstawienie firmy- w momencie odbierania
telefonu- uprzejmy ton i brzmienie głosu, precyzyjność w
przekazywaniu informacji czy nawet zwykła cierpliwość w
wysłuchiwaniu rozmówcy to zachowania, do których bezwzględnie należy
się stosować. Niedopuszczalne jest więc krzyczenie przez telefon czy
niekulturalne wypowiedzi z naszej strony. Nawet jeśli trafimy na
wyjątkowo niemiłego rozmówcę, powinniśmy za wszelką cenę starać się
rozmawiać z nim na poziomie- nie wolno jest nam dać się sprowokować
i w jakiś sposób urazić drugą stronę.
Trudno dokładnie określić, jak sekretarka powinna zachować się w
danej sytuacji. Nie zawsze można przewidzieć, co przyniesie nowy
dzień. Tak czy inaczej to do sekretarki należą kontakty z klientami
oraz udzielanie pomocnych im odpowiedzi. Zatem trzeba dołożyć jak
największych starań, by każdy z klientów, którzy odwiedzą naszą
firmę, poczuli się w niej docenieni i obsłużeni z należnym im
szacunkiem.
|
|
|
|
|
|
